Podio · In Company
Automatizaciones
por implementar
Briefing técnico de las automatizaciones necesarias para el módulo In Company.
01
Contrato → Creación de Grupo
Al contratar un servicio se genera automáticamente el grupo asociado con toda su configuración.
✓
Crear grupo al contratar servicio
Trigger · Se crea ítem en app Contratos
- Crear ítem en app Grupos con el mismo nombre que el servicio contratado
- Copiar campos de horas y datos clave — quedan ocultos en la vista del grupo (uso interno)
- Añadir el número de libros incluidos en el servicio al campo del grupo
✓
Dar de baja el grupo al expirar el servicio
Trigger · Fecha fin del servicio
- Cambiar el estado del grupo a Inactivo / Baja
- Mover la relación del grupo al campo Grupos Pasados dentro del alumno
02
Gestión de Alumnos en el Grupo
Lógica diferenciada según si el alumno es nuevo o ya existe en el sistema.
✓
Alumno nuevo — sincronizar datos del grupo
Trigger · Se añade alumno al grupo (primera vez)
- Detectar que el alumno no tiene historial previo en el sistema
- Copiar toda la info del grupo al perfil del alumno: fecha inicio, fecha fin, centro, modalidad…
✓
Alumno existente — actualizar fecha fin
Trigger · Se añade alumno al grupo (ya existe)
- No modificar la fecha de inicio original del alumno
- Actualizar la fecha fin con la del nuevo servicio
- Si tiene varios grupos activos, usar la fecha fin más lejana entre todos
⚠️Requiere calcular el máximo entre todas las fechas fin de grupos activos del alumno.
03
Control de Libros por Grupo
Contador de tandas de libros generadas vs. incluidas en el servicio.
✓
Restar libros al generar una tanda
Trigger · Se genera tanda de libros
- Restar del campo Libros restantes del grupo la cantidad generada
- Registrar cada tanda con fecha y cantidad para trazabilidad
✓
Avisar a Facturación si se sobrepasa el límite
Condicional · Libros generados > libros incluidos
- Si se supera el cupo → notificar a Facturación automáticamente
- Una vez el contador llega a 0, notificar en cada nueva generación
⚠️La notificación debe repetirse en cada tanda posterior, no solo la primera vez.
04
Alta FUNDAE
Autocompletar el alta FUNDAE con datos del grupo, servicio y contrato.
✓
Rellenar Alta FUNDAE desde el grupo
Trigger · Se crea o actualiza Alta FUNDAE
- Modalidad → según centro de facturación del contrato
- Persona de contacto → incluirla en el alta
- Comunicación inicio aula → según esheet comunicación inicio aula
- Nº horas → desde el campo del servicio
- Precio por grupo → desde el campo del grupo
- Nº alumnos → contar alumnos activos del grupo
✓
Calcular precio por alumno
Cálculo · Precio grupo ÷ nº alumnos
- Fórmula: precio por alumno = precio grupo / número de alumnos
- Volcar el resultado al campo del Alta FUNDAE
- Actualizar automáticamente si cambia el nº de alumnos o el precio
✓
Asignar teachers según el centro
Condicional · Centro de impartición
- Añadir teachers al alta según el centro asignado al grupo
❓Pendiente aclarar: ¿Si el servicio tiene 15 horas se asignan 15 teachers (1 por hora)?
✓
Campo Servicio en Step — campo obligatorio
Configuración · Step del contrato
- El campo Servicio debe ser obligatorio en el Step
- Incluir opción "Desconocido" en el desplegable
- Añadir campos adicionales según sheet "Contratos Steps Resumen"
05
Campos por Modalidad de Formación
Campos condicionales según el tipo de formación contratada.
✓
Presencial + Aula Virtual / Teleformación
Condicional · Modalidad = Virtual o mixta
- Mostrar campos de aula virtual / teleformación (plataforma, enlace de acceso…)
- Ocultar campos de dirección física
✓
Solo presencial — dirección según ubicación
Condicional · Modalidad = Presencial
- In company (en empresa cliente): mostrar dirección de la empresa
- In academia (en nuestro centro): mostrar dirección de la academia
- Ambos campos ocultos cuando la modalidad es virtual
⚠
Dudas abiertas
Necesitan aclaración antes de implementarse.
❓ Lógica teachers
¿1 teacher por hora de servicio o hay otra tabla de asignación?
📋 Contratos Steps Resumen
Revisar el sheet para mapear campos en cada Step del contrato.
📋 Esheet comunicación inicio aula
Revisar para saber qué campos del Alta FUNDAE se rellenan y con qué valores.